Grinex Advisory s.r.o. poskytuje odborné služby ekonomického poradenství v oblasti auditu, daňového poradenství, outsorcingu procesů, transakčního poradenství a znaleckých posudků. Více informací na www.grinex.cz

Výchozí stav:

IT infrastruktura společnosti Grinex Advisory využívala klasické in-house řešení. Server v budově společnosti  sloužil jako úložiště dat pro řadu různých ekonomických aplikací, obstarával funkce sdílení souborů, tiskového serveru, faxové služby či správce domény. Na stejném stroji byl nainstalován také emailový server.

Všechny důležité ekonomické aplikace a citlivé informace, včetně  bankovních certifikátů byly nainstalovány lokálně na stolních počítačích nebo noteboocích.

Cíle:

  • Zvýšení zabezpečení klíčových aplikací a dat (zamezení úniku dat při ztrátě či odcizení počítače)
  • Zajistit přístup k aplikacím a datům pro účely práce „mimo kancelář“
  • Zajistit veškerou technickou a uživatelskou podporu používaných IT služeb
  • Doplnit sadu používaných aplikací o CRM řešení použitelné i pro účtování a fakturaci poskytovaných služeb
  • Zabezpečit transparentní a korektní licencování používaného softwaru

Řešení:

Společnost Grinex se rozhodla spolupracovat na řešení této situace s naší firmou, a to v roce 2009, kdy slovo cloud znali jen odborníci z branže.  Spolupráce začala nasazením hostovaného emailového řešení doplněného o produkt Agenda CRM, který zabezpečoval evidenci a výkaznictví práce pro společnost Grinex. V první fázi se jednalo o doplnění stávající infrastruktury a přesunutí kritických služeb, tj. messagingu, do cloudu.  Uživatelé nadále pracovali lokálně a správa IT zůstávala postaru, kdy se o počítače a servery v kanceláři starala správcovská IT firma.

Po roce spolupráce a vyhodnocení výhod, které přenesení některých služeb do cloudu přineslo, se vedení firmy rozhodlo pro další krok. Tím byl přechod na hostované řešení pro všechny serverové aplikace a služby.

System4u připravila v datovém středisku dva servery, které jsou dedikovány pro potřeby společnosti Grinex. Následně proběhla instalace aplikací, migrace dat z lokálního serveru a překonfigurace lokálních stanic tak, aby  z uživatelského  pohledu zůstalo vše stejné.

Vlastní migrace proběhla v rámci jednoho víkendu a následující pracovní den, kdy naši pracovníci na místě překonfigurovali zařízení klienta.

Pro správnou funkčnost řešení bylo třeba v lokalitě klienta mírně přizpůsobit síťovou infrastrukturu dodáním nového směrovače. V rámci zkušebního provozu bylo také zajištěno nové internetové připojení optickým kabelem, které ve stejné ceně nahradilo dosavadní rádiovou přípojku.

Z hlediska licencování bylo maximalizováno využití stávajících licencí klienta, které byly zkombinovány s pronájmem licencí Microsoft Office a licencí Remote Desktop. Pronájem licencí zajistí vždy správný počet licencí a také právo využívat nejnovější verzi software MS celkem ve třech kopiích, tj. na serveru, lokálním počítači a volitelně i na jednom domácím zařízení. Tímto klient ušetřil nutnost investovat velkou částku do zakoupení licencí, které by mu navíc za pár let stejně zastaraly.

Dnes, po 6 letech spolupráce, je Grinex spokojeným zákazníkem System4u, a vedení společnosti nemusí ztrácet čas a energie řešením problémů s vlastním IT oddělením.

Charakteristika nastavení prostředí

  • Propojení cloudu s kanceláří prostřednictvím VPN, tak aby uživatelé nepocítili žádnou změnu ve způsobu práce. Síťové disky, tiskárny a další „lokální“ zdroje jsou dostupné jako dřív
  • Každý uživatel také dostal možnost pracovat přímo na serveru pomocí vzdálené plochy Windows. Tento způsob je využíván zejména pro obsluhu specifického účetního a daňového software, který je hlavním „výrobním“ prostředkem klienta. Výhodou je rychlost práce nezávislá na výkonu lokálního počítače a šířce pásma, ale také fakt, že se pracuje nad datovým úložištěm společným pro oba způsoby práce. Odpadá proto přemýšlení, kam jsem si ten soubor uložil, když jsem s ním pracoval naposledy
  • Pro účely práce „mimo kancelář“ byl vytvořen šifrovaný vzdálený přístup do cloudu pro jednotlivé uživatele a jejich zařízení pomocí VPN. Uživatelé si mohou vybrat mezi způsobem práce jako doposud, kdy se aplikace spouští na lokálním PC nebo notebooku a data se ukládají na bezpečné úložiště v cloudu. Druhou možností je pak připojení z libovolného místa a zařízení ke vzdálené ploše, ve které uživatelé najdou všechny potřebné aplikace
  • Přesun bankovních certifikátů z lokálních PC a notebooků na zabezpečený privátní USB disk (klíčenku). Toto řešení dovoluje připojení k bance s vysokou úrovní zabezpečení a to jak z kanceláře, tak i mimo kancelář s využitím bankovních aplikací běžících v cloudu. Ve výchozím stavu hrozilo při ztrátě nebo odcizení notebooku riziko přístupu neoprávněných osob k bankovním účtům, neboť na jednom zařízení byly současně uloženy jak aplikace ovládající bankovnictví, tak i příslušné certifikáty
  • Přechodem do plného hostovaného privátního cloudu klient automaticky získal zálohování dat, monitoring a pravidelnou údržbu běžících systémů a aplikací, ochranný štít proti útokům a virům a neméně důležitou součást služeb – uživatelskou podporu 1. stupně. Klient se tedy vždy může obrátit s případným problémem na jediné kontaktní místo – Helpdesk System4u
  • Údržba stávajícího počítačového vybavení probíhá formou kontrolních dnů v lokalitě zákazníka, které jsou zahrnuty v ceně paušálu za hosting. Obnova stávajících klientských zařízení je v plné moci zákazníka, a zákazník si může zařízení pořizovat libovolně
  • Transparentní měsíční finanční náklady, které zahrnují veškeré náklady na serverový hardware, software, uživatelskou podporu a správu IT

Kontakt

Richard Jahoda, jednatel společnosti Grinex Advisory s.r.o.

David Peřina, jednatel společnosti System4u, s.r.o.