AGA servis spol. s r.o. patří v oblasti údržby a oprav plynových kotlů k největším servisním a montážním firmám v pražském a středočeském regionu. Více informací na www.agaservis.cz

Jak to fungovalo dříve

Společnost spravovala telefonní dispečink, na který volali zákazníci se svými požadavky. Dispečink na základě přijatého hovoru vypracoval objednávku a popis zakázky, kterou následně přidělil jednomu z 16 techniků v terénu. Přidělení zakázky probíhalo formou SMS na telefon technika. SMS obsahovala adresu klienta a velmi stručné informace o zakázce. Tento způsob přidělování zakázek však často vyvolával komunikační zmatky, které se následně musely řešit telefonicky a velmi zatěžovaly dispečink. V případě vzniku nestandardní situace na místě zásahu byly aktuální problémy (např. atypický kotel, neznalost postupů, apod.) rovněž řešeny prostřednictvím telefonního hovoru s dispečinkem, který technika navigoval „naslepo“, což bylo velmi zdlouhavé a neefektivní. Dalším problémem, se kterým se firma potýkala, bylo vysoké riziko kopírování a zneužití obchodních informací z důvodu neexistence politiky přístupových práv, kdy měli všichni zaměstnanci přístup ke všem firemním dokumentům…

Požadavky na nové řešení

Základním požadavkem bylo zefektivnit systém přidělování zakázek v dispečinku jednotlivým technikům a vyřešit komunikační zmatky vzniklé rozesíláním SMS zpráv. Dalším klíčovým bodem bylo vytvoření online archivu technické dokumentace při současném omezení rizika úniku obchodních informací.

Nové řešení od System4u

  • Komunikace s techniky v terénu je řešena prostřednictvím cloudové služby ProEmail od společnosti System4u. Zakázka s detailními informacemi se nyní odesílá z interního zakázkového systému na email přiděleného technika, odkud se automaticky synchronizuje s jeho mobilem.
  • Online databáze technické dokumentace je nyní zajištěna prostřednictvím cloudové instalace služby Sharepoint. K servisní dokumentaci je nyní možné přistupovat odkudkoli z terénu prostřednictvím mobilního telefonu.
  • Pro zabezpečení citlivých dat byla primárně zavedena politika přístupových práv. Každý technik má nyní k dispozici pouze jemu určené informace o zakázce a do zakázek svých kolegů nemá přístup. Dalším prvkem, který výrazně minimalizoval riziko zneužití firemních informací, bylo omezení možnosti komunikace telefonních přístrojů na předem vybraná telefonní čísla, webové a e-mailové adresy. Současně je prostřednictvím vzdálené správy mobilních zařízení (MDM) na nastaveno na mobilech automatické vymazávání realizovaných zakázek za uplynulý den.

Výhody nového řešení

  • Kompletní firemní IT včetně mobilních zařízení jsou nyní pod profesionální správou společnosti System4u
  • Spolehlivé zabezpečení citlivých firemních dat
  • Údržba celého systému běží na pozadí v režimu 24/7/365
  • Pravidelné zálohování dat pro případ obnovy z důvodu výpadku systému nebo nechtěného smazání uživatelem
  • Nadstandardní uživatelská podpora a helpdesk